Как арендовать офис? Порядок и организация переезда

Найти комфортное пространство для своего бизнеса не так просто. Офисное помещение должно отвечать множеству критерий: удобство расположения, адекватная стоимость, хороший ремонт, удачная планировка, наличие парковки и т.п. Кроме этих моментов важно не нарваться на недобросовестного арендодателя: проверить всю документацию и составить грамотный договор.

В этой статье разберёмся, как арендовать офис, чтобы закрыть все потребности своего бизнеса и не потерять деньги.

            Вне зависимости от ваших предпочтений порядок аренды помещения под офис можно подразделить на несколько этапов: поиск, выбор, просмотр, оформление и долгожданный переезд.

            Искать новое пространство для своего бизнеса можно двумя способами: самостоятельно или с привлечением брокера. Специалист возьмёт большую часть работы на себя: подберёт подходящие варианты, будет вести переговоры с арендодателем, проверит документацию и т.д. Комиссия за данные услуги чаще всего ложится на собственника, но иногда делится между двумя участниками сделки. Уточнить условия сотрудничества с брокером лучше заранее.

            Самостоятельный способ более трудо- и времязатратный, но вполне реализуемый. Рассмотрим, как правильно снять офис, и остановимся на каждом этапе более подробно.

            Как снять офис в аренду? Какие основные критерии учесть при выборе помещения? Перед тем, как сформулировать свои требования к новому офису, будет полезно поговорить со своими сотрудниками. Для многих из них расположение и другие условия места работы являются критически важными, и, чтобы не растерять половину команды, следует учитывать мнение большинства и идти в некоторых вопросах на компромисс.

            Вот основные моменты, которые следует учесть:

Месторасположение. Переезд в новый офис должен учитывать специфику бизнеса, транспортную доступность, близость к инфраструктуре, к складским помещениям и т.п. Например, если вы планируете перенести свою компанию из центра в промзону, важно позаботиться об обеспечении доставки работников в офис и обратно.

Площадь и планировка. Средняя минимальная норма на одного работника в офисе — 6 кв.м. Нужно рассчитать размеры помещения исходя из количества сотрудников, типа офисного расположения (открытого или кабинетного), потребности в помещениях общего пользования и т.д.

Технические параметры и инженерные коммуникации: у вас могут быть особые требования к организации отопления, кондиционирования, системы вентиляции, к наличию отдельного санузла и многим другим моментам.

Паркинг. Арендовать офис без парковочных мест будет большой ошибкой. Идеальный вариант — наличие охраняемого подземного паркинга с доступом в него на лифтах с любого из этажей.

Безопасность. Во многих офисных центрах действует пропускная система. Доступ по картам, смартфонам или Face-ID значительно увеличивает пропускную способность без риска в плане безопасности.

Состояние ремонта. Возможно вы хотите снять «голые стены» и оформить помещение в стиле своего бренда, или же, наоборот, вам нужен полностью укомплектованный офис со свежей отделкой.

Дополнительные возможности: наличие рядом столовых и кафе для питания сотрудников, возможность снять конференц-зал или склад в одном здании с офисом, централизованная уборка и др.

Бюджет. Важно, чтобы переезд в новый офис не стал губительным для вашего бизнеса из-за неподъёмной арендной платы.

            После того, как вы решили, где арендовать офис, необходимо договориться о просмотре помещения. На это нужно выделить достаточно времени, чтобы без спешки оценить состояние стен, потолков, пола, окон, дверей и т.д. Важно проверить работоспособность кондиционеров, сантехнических приборов, отопления, освещения и розеток. Наверняка, в офисе уже будет проведён вай-фай. Уточните этот момент и проверьте подключение и скорость Интернета на специальном сайте.

            Если офис сдаётся с мебелью, также оцените, в каком она состоянии, и достаточно ли вам будет этого набора предметов. Если для расположения всех сотрудников вам будет нужно добавить рабочие места, протянуть удлинители или сделать дополнительные розетки, сразу обговорите такую возможность с арендодателем.

            Не лишним будет познакомиться с соседями. Конечно, во время просмотра при собственнике, вам вряд ли расскажут важные отрицательные моменты, поэтому лучше обменяться с компаниями из смежных офисов номерами телефонов и поговорить позже.

Чтобы арендовать офис и обезопасить себя в юридических спорах с арендодателем, очень важно соблюдать порядок заключения договора аренды. Прежде, чем подписать данный документ, важно проверить собственника на добросовестность. Для этого запросите следующую документацию для ознакомления:

Правоустанавливающие документы — договор купли-продажи, свидетельство о праве на наследство и т. д.;

Выписка из ЕГРН. Она заказывается на сайте Росреестра и содержит информацию о собственнике, отсутствии или наличии зарегистрированных обременений и ограничений на объект;

Выписка из ЕГРЮЛ. Она покажет, является ли юридическое лицо, с которым вы планируете заключить договор аренды, действующим, а также кто является директором компании-собственника;

Технический или кадастровый паспорт. По ним нужно сверить площадь и планировку арендуемого помещения.

Важно также знать, что в роли арендодателя могут выступать не только собственники недвижимости, но их законные представители или субарендодатели. В последнем варианте необходимо проверить наличие письменного согласия владельца помещения, а у уполномоченного лица должна быть нотариальная доверенность на распоряжение данным объектом.

После изучения всей документации не спешите сразу же подписывать договор. Попросите дать вам время и возьмите документ с собой, чтобы изучить всё в спокойной обстановке. Вот главные моменты, на которые стоит обратить своё внимание:

1.      Что арендуем?

В договоре должно быть чёткое описание объекта: адрес, пелощадь, этаж, расположение и т.п. Обязательно сверьте все данные с информацией в кадастровом паспорте.

2.      Сколько стоит арендовать офис?

Иногда низкая арендная плата — это уловка, а в договоре вам могут навязать дополнительные платежи, например, дорогостоящая уборка, от которой нельзя отказаться, высокая «коммуналка», охрана, членские взносы и т.п. В соглашении должно быть прописано, из чего складывается ваша арендная плата за офис — детально и понятно.

3.      Когда платить?

Выбор конкретных сроков оплаты зависит от договорённости сторон, но чаще всего в соглашении указывается конкретное число месяца, до которого нужно внести очередной платёж за месяц вперёд.

4.      Могут ли поднять арендную плату?

Согласно ч. 3 ст. 614 ГК РФ увеличивать стоимость аренды чаще 1 раза в год запрещено. Обязательно проверьте, не противоречит ли договор этой законодательной норме.

5.      Какой срок аренды?

Договора аренды более 11 месяцев необходимо регистрировать в Россреестре, поэтому чаще всего в документе указывают именно этот срок с возможностью пролонгации.

6.      Когда и почему можно расторгнуть договор?

В документе должны быть прописаны все условия, на которых вы или арендодатель можете закончить свои договорные отношения раньше срока.

7.      Правила внутреннего распорядка.

В бизнес-центрах могут быть свои особые условия, которых вам придется придерживаться. Изучите заранее порядок аренды, чтобы сразу понимать, будет ли вам удобен конкретный формат работы.

8.      За чей счёт ремонт?

Согласно закону (ст. 616 ГК РФ) расходы на капитальный ремонт ложатся на собственника, а косметический — арендатора. Часто арендодатели хотят избежать дополнительных трат и прописывают в договоре иные условия. Важно обговорить этот пункт и утвердить его в соответствии с законодательными нормами.

Также в договоре нужно прописать, как будет рассчитываться компенсация за те улучшения, которые арендатор сделал в офисе за свой счёт.

            Конечно, это только самые основные моменты порядка заключения договора аренды. Безопаснее всего будет привлечь к изучению документации юриста, который сможет выявить скрытые несоответствия и возможные «подводные камни».

Со стороны арендатора также нужно будет собрать пакет документов:

Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

Копия свидетельств о регистрации ЮЛ и постановки на учет;

Реквизиты ЮЛ – арендатора;

Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).

Копия паспорта руководителя.

По правилам все копии необходимо заверить печатью фирмы и подписью руководителя.

            После подписания договора аренды, при фактической передаче помещения в пользование арендатору сторонами подписывается акт приёма-передачи. С этой даты начинается фактическое пользование имуществом, и собственник вправе требовать арендные платежи. В акте важно указать всю технику, мебель, а также выявленные проблемы, которые передаются вам вместе с офисом. Например, неработающий кондиционер, протечка на потолке и т.п. могут стать в будущем предметами денежных споров с арендодателем.

            Переезд компании в новый офис — задача не из лёгких вне зависимости от размера вашего бизнеса. Собрать, перевезти и разобрать огромное количество вещей нужно в самые короткие сроки, чтобы это не повлияло на рабочие процессы. Организацию переезда в новый офис лучше разбить на отдельные этапы:

1.      Планирование. Начните его задолго до даты переезда: составьте «дорожную карту» — кто, что и когда должен сделать. Каждому направлению назначьте ответственное лицо, которое будет координировать конкретные процессы. Распишите и рассчитайте необходимое количество ресурсов на выполнение задач: упаковку, транспорт для перевозки, сторонних специалистов, грузчиков и др.

2.      Инвентаризация и упаковка. Следует не только собрать и уложить всё в коробки, но и составить опись каждого предмета и его состояния. Позаботьтесь о надёжной упаковке, чтобы довезти ценные вещи в целости и сохранности.

3.      Закрытие IT-вопросов. Обеспечьте своевременный перенос всех информационных систем, серверов и резервное копирование данных.

4.      Информирование клиентов и поставщиков. Заблаговременно начните говорить своим партнёрам о планируемом переезде. Это можно делать на личных встречах, с помощью рассылки на эл. почту/ мессенджеры, посредством рекламы и т.п.

5.      Обустройство на новом месте. Для этого нужно подготовить план с расстановкой мебели и обозначением рабочего места каждого сотрудника. Это поможет избежать хаоса и минимизирует стресс от переезда у работников компании.

6.      Сбор обратной связи. Через некоторое время после переезда в новый офис важно пообщаться с сотрудниками для выявления проблем и их решения. Это поможет создать комфорт на рабочем месте и хорошую трудовую атмосферу.

Как снять офис в Москве? Переходите по ссылке и становитесь частью современного Бизнес-Центра «Румянцево». Мы находимся на юго-западе Москвы и предлагаем площади под офисные помещения различной квадратуры и планировки. Наши основные преимущества — это отличная транспортная доступность, развитая инфраструктура на территории Бизнес-Парка, пропускная система безопасности, охраняемая парковка для сотрудников на 7000 машиномест, прямая аренда от собственника, график работы 24/7 и многое другое.

Арендовать офис в Москве без посредников можно на сайте БЦ «Румянцево» или по телефону +7 (495) 926-31-31.