Умный офис: автоматизация процессов и безопасность для комфортной рабочей среды | Бизнес-парк «РУМЯНЦЕВО».

            Современный ритм жизни диктует свои условия. Чтобы успеть больше, человек всё чаще использует различные гаджеты и программы. Технология «умный дом» уже давно не кажется нам чем-то сверхъестественным, и для многих это уже обыденность. Для создания комфортной среды на работе тоже существует подобная система — умный офис. Что же он из себя представляет и какие задачи помогает решить? Об этом узнаете в нашей статье.

            Умный офис — это инновационная система автоматизации рабочего процесса с целью обеспечения комфортных условий для сотрудников и повышения эффективности их деятельности. Это такой формат пространства, где реализована концепция автоматического взаимодействия инженерных и информационных решений и механизмов, а также мультимедийных комплексов для работы компании, как единого организма.

            Умный офис охватывает обширный набор различных интеллектуальных технологий и продуктов, которые позволяют обеспечить совместную работу всего персонала компании в режиме реального времени, сократить затраты и способствуют консолидации информации о всех бизнес-процессах фирмы.

1.      Система устройств интернета вещей IoT. Это сеть взаимодействующих между собой смарт-устройств, подключенных к Интернету и обменивающихся данными между собой и с другими системами. С её помощью осуществляется автоматизация повседневных процессов управления офисным пространством. Например, можно организовать систему IoT так, чтобы она контролировала микроклимат в помещении, и в соответствии с полученными данными включала/выключала вентиляцию, кондиционирование или отопление.

2.      Искусственный интеллект. С внедрение его в работу офиса поможет быстрее справляться с простыми рутинными задачами. Например, составление различных списков, поиск и сортировка писем и документов, конспектирование брифингов и конференций, составление текстовых шаблонов и многое другое.

3.      Автоматизация рабочих процессов. С помощью таких решений можно быстро и дистанционно осуществлять запись в конференц-зал, забронировать временные пропуска для клиентов, ставить задачи и делать отметки об их исполнении, сообщать о проблеме в соответствующий отдел и т.п.

4.      Мультимедиа. Использование современных средств видеотрансляции и передачи информации повышают эффективность взаимной интеграции персонала. Инновационные системы управления контентом для бизнеса: мультимедийные стены, индивидуальные дисплеи, интерактивные флипчарты и другие устройства, — позволяют удобно управлять встречами: вести переговоры по видеосвязи, транслировать презентации, добавлять пользователей и т.д.

5.      Облачные хранилища. С их помощью хранить и работать с большим объёмом данных можно не только в умном офисе, но и из любой точки мира, где есть Интернет. Это добавляет компании гибкости и позволит не беспокоится о том, что доступ к определённой информации есть только у одного конкретного сотрудника.

6.      Система безопасности. Обеспечение безопасности в умном офисе осуществляется с помощью инновационных устройств, таких как пропускные терминалы Face ID, автоматические турникеты, «тревожный» звонок в случае несанкционированного проникновения, видеонаблюдение с распознаванием лиц и т.п. Такие средства позволяют гарантировать защищённость людей и имущества компании при минимальном задействовании сотрудников охраны.

7.      Аналитика. Сбор и анализ информации о всех происходящих бизнес-процессах в умном офисе позволит дать оценку эффективности внедрения той или иной инновации, провести мониторинг рабочей активности персонала, отследить соответствие планировочных решений поставленным задачам. Благодаря системе аналитики компания сможет автоматически контролировать свои затраты и своевременно корректировать непродуктивные механизмы.

            Система «Умный офис» имеет ряд неоспоримых преимуществ. Вот основные из них:

1.      Высокий уровень безопасности. Продуманная концепция обеспечения максимальной защиты офиса снижает риск правонарушений, как из вне, так и со стороны персонала. Также такая система позволяет минимизировать конфликтные ситуации внутри коллектива.

2.      Сокращение затрат на содержание офиса. Инновационные технологии помогают снизить расходы на воду, отопление и электричество, не ухудшая условия труда. По некоторым данным, экономия может составить в среднем от 30 до 40%. А некоторые технологии, например, датчики протечек, обезопасят компанию от неприятных форс-мажоров.

3.      Высокая эффективность бизнес-процессов. Офисные умные устройства IoT могут взять на себя массу повседневных вопросов, которые требуют много времени и отвлекают сотрудников от более важных для компании задач.

4.      Комфортная рабочая среда. Умный офис автоматически создаёт оптимальный микроклимат в помещениях, регулирует правильное освещение, что положительно влияет на мотивацию, работоспособность и здоровье работника.

5.      Отлаженная коммуникация между сотрудниками. Система облачного хранилища и различные технологии для онлайн-общения сильно упрощают взаимодействия в коллективе и позволяют, при необходимости, работать на удалённом доступе.

6.      Имиджевая составляющая для привлечения персонала. В условиях нехватки квалифицированных кадров компаниям приходится придумывать дополнительные преимущества, чтобы укомплектовать свою команду. Умный офис является существенным аргументом в пользу выбора места работы для многих современных специалистов, и именно такие компании наиболее конкурентны на рынке труда.

7.      Автоматизация сбора статистических данных из разных источников в офисе. Это важный элемент контроля и регулирования внутренней жизни компании. Отслеживание времени нахождения сотрудника в офисе, статистика использования переговорной, активности в рабочих приложениях и программах, — всё это позволит сделать работодателю соответствующие выводы об эффективности работы команды и отдельных её представителей.

            Создание комфортной рабочей среды с помощью системы «Умный офис» возможно двумя способами: самостоятельно или с привлечением компаний, организующих технологию «под ключ» под ваши возможности и потребности. Второй вариант более затратный, но гарантирует слаженность в работе всех процессов и сводит к минимуму технические ошибки. Для самостоятельного внедрения нужно пройти несколько этапов:

·         Оценить существующую инфраструктуру и текущие бизнес-процессы. Это позволит найти слабые места и поставить цели и задачи для оптимизации.

·         Выбрать технологии и устройства, которые предназначены для решения обозначенных вами целей и задач. На этом шаге нужно найти надёжных поставщиков и подрядчиков для проведения работ по установке систем.

·         Осуществить работы по внедрению интеллектуальных и инженерных устройств умного офиса.

·         Для правильной работы важно обучить своих сотрудников пользованию внедрёнными технологиями. Этот этап включает разработку рекомендаций, гайдов и проведение инструктажа.

·         Система запускается в тестовом режиме. За определённый период времени собирается информация о неточностях и возможных неисправностях и проводится отлаживание процессов.

·         Далее проводится обслуживание и обновление технологий.

Организовать умный офис для своего бизнеса — технологичное решение, которое позволит сделать работу команды наиболее эффективной. Но для реализации данного проекта нужны современные, комфортные площади с развитой инфраструктурой и удобным расположением. «Румянцево» приглашает вашу компанию стать частью крупнейшего в Европе торгово-делового центра, находящегося на юго-западе Москвы. Для вашего удобства реализована программа быстрого решения организационных задач через личный кабинет. С его помощью вы сможете дистанционно получить пропуск, оформить разрешения на работы, оплатить парковку по безналу, а также воспользоваться скидками и специальными предложениями для сотрудников от кафе, ресторанов, магазинов и сервисов бизнес-парка.